电子邮件对你不利怎么办
如果你的公司被起诉，那么像“我们会用与平常不同的方式处理”这样出现在电子邮件中的句子就会带来麻烦。有6种方式来降低这种风险。
作者：Anne Fisher
亲爱的安妮(Annie)：我在一家中等规模公司的人力资源部门工作，现在，一名被解雇了的员工起诉我们公司对他有年龄歧视。他的律师发出了查询请求，包括要查询在特定时间段内公司的某些经理收发的全部电子邮件，这使公司上下一片混乱。我们公司的律师说，我们需要改进电子邮件政策，因为公司现在只有一个正式通知，即电脑系统属于公司，公司可以随时对其进行监控。
我的问题是，更加细化的政策会起作用吗？告诉大家在电子邮件中什么可以说和什么不可以说，会影响他们的日常做法吗？我很怀疑这一点。我很想知道你和你的读者是怎么想的。——无名氏（No Name, Please）
亲爱的无名氏：安德里亚•伯纳德(Andrea Bernard)说，几年前，法院开始把电子邮件和手机短信归入“文件”的范畴，“我们收到成千上万的电子查询请求，其数量与诉讼公司的案件数量差不多。”伯纳德是位于美国密歇根州大湍流市华纳诺克罗斯＆贾德律师事务所(Warner Norcross & Judd)的合伙人，她专门受理劳动法和诉讼案件。
伯纳德专门为雇主提供有关电子邮件政策的建议，她表示：“很遗憾，人们写电子邮件时通常很粗心。人们在邮件中写一些内容，他们绝不想把这些内容印到有公司抬头的纸张上。而现在，两者等同。”
伯纳德说，使情况变得更加复杂的是，“人们下班后，会把笔记本电脑和手机带回家，这表明，他们甚至很可能已经忘记了这些东西并不属于他们。” “这是我的笔记本电脑”， 这种拥有的感觉看起来同样也会使人们倾向于忽略你提到的标准保密规定：“当自己的一封普通电子邮件被找出，尤其是作为诉讼案中的证据被找出时，员工们通常都会感到很震惊。”
员工们可能也不知道，律师经常雇佣法院的电脑专家从大量的电子邮件中搜寻有力证据，比如特定的词和短语。举几个例子：“我不应该把它写出来，但是……”；“我们将通过与平常不同的方式来处理……”；“看后请删除这封邮件。”伯纳德说：“我最喜欢最后一句，尤其是发送者还把它群发给100个人的时候。”
伯纳德与你的观点一致，她也认为期望制定出“涵盖所有可能性的电子邮件政策”这种想法是不现实的。她说：“但是，你应给员工提出宏观的指导原则。比如：你不希望被妈妈、《华尔街日报》记者以及12位陪审团成员看到的内容，就不要写在电子邮件里。”
制定有效电子邮件政策的其他六条建议：
1、成文规定。成文的政策应该突出现行的保密规定，并且声明此政策对一切电子通信工具有效，包括笔记本电脑和黑莓手机。然后确保员工人手一份，并鼓励他们对不清楚的地方提出疑问。
2、禁止歧视性和骚扰性的电子邮件。伯纳德说：“你工作的公司可能已经有禁止在办公室休息区的粗俗幽默和骚扰行为的规定，你最好写明此规定对电子邮件和短信同样生效。”
3、建议电子邮件中不要做出实质性的评断。伯纳德说：“让每一个人在写电子邮件时都要有事实根据，这样就可以最大程度地降低风险。当有人开始添加个人观点时，如‘太傻了’或‘这次我们真的搞砸了’，就会陷入真正的麻烦。”她补充道：“在电子邮件中从不指责他人。”比如“特里(Terry)又做了一个很蠢的决定。”伯纳德表示：“这些指责最后可能会反过来对公司不利，并产生相关责任。”
4、鼓励避免“总结性的”语言。“这可以被视作掠夺性定价……”或“这会让我们担责任……”像这样的语句永远不要出现在电子邮件里。在法庭上，对方律师会迅速捕捉到这些话语，哪怕你只是随便一说。
5、提醒员工在点击“发送”前要数到100。在电子邮件里斗气可能会在诉讼案中加强对方攻击的火力。伯纳德说：“当时写下气愤的语句是可以的，但是你应该建议大家坐下来冷静冷静，心平气和地重审一遍电子邮件内容，然后再发送。”
6、不鼓励任意的复制与转发。建议大家只把邮件转发给真正需要看这封邮件的人（这样还能减轻收件箱的负担）。如果你收到了一封看起来有问题的邮件，比如，一名同事称有人违反了政府规定。伯纳德建议这样回复：“谢谢你告知我们。我们会研究处理的。”然后立即把这封邮件转发给相关负责的经理，而不要发给其他任何人。
总的来说，我们不可能监控每一封电子邮件，所以伯纳德说：“经理必须时刻警觉。看到一封措辞不当的邮件时，要找到发件人，提醒他/她这可能会引起麻烦。”
她补充道：“谨记，政策越细化、越复杂，越难以让员工遵守。比如，我们不建议在政策中加入这样的条款：‘不要用公司的电脑做工作以外的事情’”为什么不这样做？伯纳德解释道：“让每一个人都遵守这条规定是不现实的，所以最好不要提出这样的要求；如果一定要提，那么公司上至首席执行官都要遵守，我奉劝你最好不要这样做。”
