省钱之道：电子签名

    电子签名节省时间、金钱和纸张——但它们不是每种类型的合同都适用。

    作者：Cindy Waxer

    (Fortune Small Business) --你在寻找商业挑战？试试找7个散布于各地的人签一份45页的合同吧。

    梅里•特纳•莱特纳（Merrie Turner Lightner）近来就面临上述问题，她位于旧金山的房地产管理公司终于解决了承租人同其房东之间一起为时已久的争端。

    让所有人“签字画押”并非易事。总有一些页不见，而且每一方至少少签了一个地方。发了一周的传真之后，Lightner Property Group的九名员工都筋疲力尽。

    莱特纳回忆道：“我们都气坏了，不论我们怎么做，都做不好。”

    于是，现年53岁的莱特纳转向电子签名软件。2000年，为了增强公众对电子商务的信任，美国国会通过了《全球与全国商务电子签名法》（Electronic Signatures in Global and National Commerce Act，ESIGN），授予了数字签名与传统墨水签名同样的法律地位。

    起初，主要是大型机构——通常是金融或保险公司——使用电子签名，他们能发得起内部软件或昂贵的电子笔与写字板解决方案。不过近来AlphaTrust、 EchoSign 和Silanis Technology等供应商开始以大众市场的价格提供在线签字技术。

    工作原理：客户登陆到一个安全的站点，输入密码并在“在此处签字”（SIGN HERE）框中找到自己的名字。他们通过点击一个小框表示同意。随后，该文件能以PDF形式被下载。

    莱特纳调查了AlphaTrust和AssureSign的服务，但发现它们都收取高额的启动费——高达600美元——外加每份合同收取325美元。然后她发现了DocuSign，这是一家来自西雅图的公司，不收取先期费用，而且每月仅需支付40美元，就能无限制的使用电子签名服务。莱特纳估计该解决方案为公司每份大合同节约了1,000美元。

    此举措还提高了生产率。现在，该公司的房屋中介从一系列自定义模版中选择；输入收件人姓名、电子邮箱地址以及合同细节；拖放黄色“即时贴”以指示签名位置；然后点击“发送”。莱特纳表示，通过使用电子签名，她得以将执行一份合同平均需要的时间减少了80%。一个星期发传真缩短至五分钟发送电子邮件。

    莱特纳的经纪人可要求每份合同在签署或被转发时都向他们发送电子邮件警报。这使他们能致力于向可能的顾客展示公寓。而且该公司每份合同平均节省了100页纸——这对环境和莱特纳的净利润都有利。

    担忧：将亲笔签名数字化存在弊端。

    莱特纳表示：“你失去了坐下来面对面的能力。节省了时间，但也损失了关系的建立。”

    而且有些法律专家质疑电子签名技术的效力——这主要是因为数字化合同要求签字人在查看下一页之前关闭当前页。这将使他们有理由宣称自己未能全面的理解该合同——任何好的律师都能大肆利用这一漏洞。

    位于波士顿的律师事务所Holland & Knight的合伙人艾恩•马赫尼（Ieuan Mahony）表示：“对于手写签名，它可能是一个长合同，但它都摆在你面前。而对于电子签名，签名与合同条件之间的联系可能微不足道。”

    用户还应留神写进ESIGN中的例外情况。该法律明确排除了取消或终止健康保险、公用事业停止、产品召回以及迫迁通知；上述文件仍然必须手写签名。要是未能了解清楚情况，你可能最后落得一份没有法律效力的合同。

    底线：不过莱特纳——她既接受过律师的训练又接受过地产经纪人的训练——表示电子签名还能减轻公司的责任。去年，她未能发现一份专家证人协议上缺了一个签名。待到结账之时，委托人拒绝支付全额，辩称——这是恰当的——自己没有签字同意全部工作。莱特纳在这份7,500美元的合同上损失了2,500美元。

    莱特纳指出，这是一个昂贵的错误，假如使用DocuSign，这种错误不可能发生，因为只有当各方都在所有框中打勾，合同才能提交。

    译者：熊静