工作如此多，时间如此少

赫布•凯莱赫是西南航空公司总裁，诙谐风趣，好饮野火鸡牌威士忌。他现在正转动着蓝眼珠，看着他刚刚吐出的烟圈。这人很少有找不到词儿的时候，但现在显然被这样一个简单的问题难住了：你每天都干些什么？他最后回答说：“我从不回头看，我真的是这样。要是有人问我昨天干了些什么，我常常答不上来。这可不是说假话。我总力求朝前看。”接着，他朗朗笑道：“把自己犯的所有错误都忘掉，多省心。”

如果凯莱赫不想费这种神，谁又能责怪他呢？首席执行官每天的工作节奏——各种各样的会谈、数不清的电话、路上的奔波、会议以及同市场分析人员共进午餐——更像奥地利出生的作曲家勋伯格的风格，而不太像莫扎特。高级经理人员埃弗里特•莫伊托萨指出：“这些人要通盘考虑琐碎的细节和非常重大的目标的要求。他们既要抓宏观的东西，又要抓微观的东西，这是很困难的。”

但是，在这些忙得不可开交的管理者中，肯定有一些人比另一些人更善于处理这个困难的问题。看看他们中的一些人如何学会有效地安排时间，对我们这些人也许不无裨益。首先必须知道的一点是，这些人的生活就是进行管理。而管理、对重要的和不重要的事情作出决定，其实就是时间管理的全部内容。惠普公司循规蹈矩的董事长刘易斯•普拉特一言敝之：“整天要做的事情基本上就是进行一系列的选择。”对于许多高级管理人员来说，进行这样的选择已经变得非常困难。哈格伯格咨询集团的创始人和首席执行官理查德•哈格伯格说：“首席执行官的时间安排已经紧得让人难以置信。在信息过多的情况下，首席执行官们容易陷入被动状态。制定战略计划常常变成下个月的事情。”那么，注意力集中的秘密是什么？肾上腺素有帮助。对普拉特来说，“严格分清主次”也有帮助。在开始一天14个多小时的工作时，普拉特知道，有90％需要他做的事情是根本做不完的。这位三分之二的时间都是在路上度过的首席执行官说：“你必须不断地、最充分地利用时间。我把这称作重塑生活。当你研究了(一天的时间安排时)，你可以用实质性的办法重新分配你的时间。”

当然，要这样做首先必须知道所有的时间都花在什么地方。普拉特——像许多首席执行官一样——可以把一天的活动分解为若干基本的部分。他把一天中20％的时间花在客户身上，35％的时间开会，10％的时间打电话，5％的时间处理文件。其余的时间他用于对公司有间接好处的其他公司的活动上。这些活动包括一项硅谷发展计划和总统贸易谈判顾问委员会会议。一天当中还要有一些时间处理临时出现的事情，如接受记者的采访。

毫不奇怪，普拉特——他本人就是在惠普公司的阶梯上升上来的，特别重视本公司各层员工提出的要求。但他自己也喜欢每天都会见一些消费者群体，询问惠普公司什么做对了，什么尚待改进。为使自己能将更多的这类会面挤进日程，他曾经让一位顾问帮他“重新安排”他的部分时间。经过几个月极细密的工作之后，普拉特知道了他怎样就可以让别人去负责处理一类顾客的所有电话，而不会失去同他们的接触(他雇用了一些退休的经理负责此事，并向他汇报。)他还认定他可以委派别人代他去发表讲话。这样做的意义非同一般。路易斯维尔大学财政学教授拉斯•雷说：“学会委派别人工作是首席执行官最重要的一课。若是学不会这一课，他们就变成了忙得要命的苦工，而不是交通警察。”

现在，首席执行官越来越多地让别人来为他们安排日程。这并不意味着缺少了控制权。恰恰相反，这使得首席执行官们有时间去考虑更多的问题，把精力集中在战略和最重要的目标上。赫布•凯莱赫便是这一趋势的一个缩影。凯莱赫乐于把日程安排让别人去管。要同技师们聊天、要出席政府的小组委员会的会议、要开拓新的市场、还要嘲弄竞争对手，既然有这么多的事情要做，为何还要陷在安排日程这样的琐事里？于是，赫布便让执行副总裁科琳•巴雷特来安排他的日程。巴雷特在西南航空公司起飞之前就给赫布当法律秘书，因此她知道什么会议、旅行和会晤会使凯莱赫感兴趣。请别误解：她的控制是相当全面的。当巴雷特把一件上衣扔在凯莱赫的背上时，他就想问，难道我冷了吗？还是要到什么地方去？”西南航空公司的雇员人尽皆知，她对这种事情非常认真。几年前，巴雷特意识到凯策赫因为溜去同员工闲聊而误了一些约会。解决的办法是：她让人把他的办公室和过厅之间的门封上了。凯莱赫承认，若是由着他的性子，他八成不会去管大部分看上去不重要的或可笑的事情。他每天来到办公室都会看到巴雷特为他列出的一张日程表，上面列出两类事情：一类是必须当天做的事情。一类是最迟可推到次日上午做的事。凯莱赫说：“那可是个神奇的东西。但他也不时地把这张表置于不顾，仅仅为了反其道而行之。”

在处理他自己每天大量的文件方面，凯莱赫说，他向通用电气公司总裁杰克．-韦尔奇学到了一个节省时间的窍门。在阅完一封信或一张便条之后，他就把自己的意见写在上面，然后再把它传回去。他解释说：“你不必让人再打一封信。你只需要复印一份，把它装进信封里就行了。我认为这是一个进行交流的极好的办法。”首席执行官们苦于应付每天数不清的工作，他们开始学着尝试这类节省时间的办法。马里奥特国际公司总裁比尔•马里奥特经常外出巡视，他的上衣口袋里总是装满了他要去视察的每一个饭店的情况的纸条。在前往一处的途中读了这些纸条后，他就能将每一个饭店的收入或顾客满意程度熟记于心。回到办公室，他一次性地解决每一张纸条上的问题，然后就把它扔掉或归档，这样的工作原则也促使他以更快的速度处理问题。

马里奥特的日程安排很像他的管理公司之道，简洁、紧凑、非常实际。每天的例行安排写在一张3×5英寸的卡片上，马里奥特将它放在上衣的左口袋里。这张表是他与他的行政助理一起确定的，而且通常都是几个月前就预先定好的。这张卡他每天都要看几遍，即使是遇到15分钟的偏差，他也会皱眉头。当然，那是不可避免的。

在对饭店进行旋风式视察的过程中，他总是要深入他的企业的核心。他在厨房里这里翻一翻，那里翻一翻，不厌其烦地检查地毯和床罩，不停地向他遇到的每一个人征求意见。马里奥特说：“我的主意来自同外界的接触。”例如，最近他就听到客人在饭店大厅休息时说，他们希望那里的长沙发旁边再加一些桌子，这样他们工作起来或是吃点什么东西就会方便一些。马里奥特喜欢巡视还有一个原因：他要扮演一个大使式的角色。他喜欢不慌不忙地同他的厨师和熨床单的人聊天，同他们一起照相，这些人能够帮助吸引回头客。在前不久的一次视察中，马里奥特在10分钟的时间里同他们照了20多张像。

斯特普尔斯公司的首席执行官汤姆•斯滕贝格也是整天奔波闲不住的人。他解释说：“我们讲求效率。我有一张列着我尚未视察过的所有商店的单子。当助手问我要不要出席在旧金山召开的会议，我看一眼那张单子，发现那个地区有许多商店该去看看。我就说，去。”斯滕贝格在旋风式的视察过程中——通常是每天视察一个地区的10个商店——他总是把注意力集中在对顾客的服务、商店客流量、商品库存方面。他还要确保有“专门的时间”同在班上的员工谈话，以便对正在发生的情况获得一种感觉。斯滕贝格还设法在他的日程中保留一些机动余地，以便应付紧急情况或计划的变动。例如，不久前，他发现他预定去费城出席一次会议的时间同他去马里兰参加一个奠基仪式发生了冲突。便急忙同总部帮助他解决麻烦问题的助手打电话联系，做了重新安排，他设法找到了一位同事代他参加马里兰的活动。他说：“有很多安排方面的问题是无法避免的。但我们有足够的灵活性来应付。”

对所有高级经理人员来说，同顾客和同事接触的需要占用的时间越来越多。别的且不说，追求集体管理的时尚就导致内部的会议越来越多。哈格贝里说：“放权管理的潮流使得会议增多，而且人人都希望首席执行官参加。”

然而，采取技术手段来减少开会时间的大公司老板相对较少。例如，很少有人会把电子邮件看作取代人际接触的恰当手段。凯洛格管理学院组织行为系主任罗伯特。邓肯指出：“高级经理人员要从战略上考虑问题和进行工作，他们在这方面的压力更大。把很多时间花在电子邮件上不能反映这种情况。”另外，一些首席执行官根本不具备这样做的条件。根据纽约市的一家广告公司多里默斯公司进行的一次调查，五分之一的大公司45岁以上的高级经理的办公桌上甚至没有一台电脑。

惠普公司的普拉特可以说是一个典型，他对任何一种电子日历都不感兴趣。相反，这位美国第二大计算机硬件公司的首席执行官用的是那种一周的日程一目了然的笔记本。他说：“我并不觉得电子工具好用。这不是说这种工具如何如何，这是我自己的问题。”

至少有一些首席执行官对节省时间的玩艺比较重视。泰梅克斯公司首席执行官迈克尔•雅克比把他的日程安排——一个月的日程——戴在手腕上。自从他的公司两年前建了新的数据链模式以来，他就让秘书直接将安排从电脑屏幕上传到他的有显示功能的手表上。有时，事情会弄得有点乱，因为雅各比为了试验经常一天戴好几块表。但是，无论他的手表上显示的安排发生变化，他的秘书总是设法通过数据链给他发一个新的数据，来减少混乱。

随着较年轻的经理人员今后逐渐达到顶层的位置，对时间管理技术的排斥将会减弱。Yahoo的合建者之一、28岁的杰里•扬总是利用网络同员工保持联络。他说：“我们基本上是在互联网络上管理公司。”在弗里托-莱公司，38岁的布罗克•利奇说，电子邮件和语音信件大大减少了他同员工开会碰头的时间。

一些时间观念很强的总裁说，无论怎样安排，按照安排日程工作的真正好处是，他们能够获得考虑更重要问题的时间。斯特普尔斯公司首席执行官汤姆•斯滕贝格说，他常常寻找能使他可以“好好考虑问题”的办法。雅克比在去泰梅克斯公司的实验室访问时要飞越亚洲时区和欧洲时区，他就设法使他的身体和大脑至少能获得一些休息的机会。他说：“这些国际旅行能使你累得什么也干不了。我有一个规矩，我们在全世界的人都知道这个规矩。一个晚上工作，一个晚上休息。我在一个晚上出席洽谈生意的宴会，第二天的晚上就自由安排。”对于像雅各比这样的高级领导人来说，其实，没有哪一个晚上能完全离开工作的旋涡。总是有很多很多要做的事情，但没有足够的时间处理所有的问题。

译者：吴学华