新型智能管理软件深受小公司喜爱

    作者: Cindy Waxer

    向石油公司出售防火服的维特科国际公司（Vetco International）正在费力地扑灭一场内部大火。多年来，这家总部位于奥兰多的制造商一直在使用多种应用软件记录它的采购、财务和库存状况，包括微软公司的 Office Access、Word 和财捷公司（Intuit）的 QuickBook。重要的商业数据散布于各种软件之中，联系起来很不容易，结果导致维特科的 30 名员工（公司网址: vetcointernational.com）经常弄错产品发货单，忘记客户的报价请求，导致每月销售额损失达 4,000 美元。这家年营业收入 600 万美元的公司的首席信息官荷塞•巴里奥斯（Jose Barrios）说: “这种事不仅让人难堪，还影响了我们的现金流。”

    维特科决定用一个企业资源规划（ERP）系统替换它的软件大杂烩。ERP 是一个宽泛的术语，指将你所有的流程和数据整合（或力求整合）为一个单一系统的软件。ERP 从前只有大企业使用，现在许多创业者对它开始感兴趣，他们需要实时观察销售模式、商品供应、现金流等方面的情况。据马萨诸塞州弗拉明汉市的一家研究公司 IDC 统计，2005 年，全球有超过 100 万家小公司采用了 ERP。以前的 ERP 系统售价高达 7 位数，要经过两年的辛苦安装，更需聘用一大堆 IT 顾问保障系统运行。今天的软件几周内就能装好，稳定性也提高了很多。据福雷斯特研究公司（Forrester Research）的分析师雷•王（Ray Wang）估计，ERP 服务的费用在过去 5 年也下跌了 40%。

    目前，小企业 ERP 的最主要提供商是微软、SAP 和 Sage Software。老板和分析人士认为，三家公司各有长短。微软提供强大的分析工具，但强加了隐性成本。SAP 提供全套的 ERP 产品，但灵活性较差。Sage 允许客户按需定制，但在整合上可能出问题。

    巴里奥斯考虑过微软的 Dynamics GP，但随后打消了念头，原因是该软件的基本系统不能处理像回答顾客报价请求这样的核心业务。39 岁巴里奥斯说: “我们想要的功能都是与众不同的。”他选择了 SAP 的 Business One 套装软件。公司先要支付 12 万美元，还有每年 8,000 美元的维护费。但只需用鼠标一点，Business One 就能使顾客的报价请求转变成销售单，生成给供应商的采购订单，制定出货表和给客户开发票。

    但与 Dynamics GP 和维特科原来的会计系统财捷 QuickBooks 不同，Business One 不允许用户删除已经输入系统的财务项目。这一特点对会计来说是个麻烦，他们只有求助于网管才能删除错误。不过巴里奥斯认为，这绝对是件好事。他说: “想想安然公司（Enron）吧。现在，我们有能力追查和实行问责制。”

    维特科以一款数据库共享软件取代成堆的纸质文件，使它在过去两年实现增长的同时，还免于增聘三个员工。这一项为它节约了大约 12.6 万美元（含奖金和津贴），在安装了 ERP 一年多一点的时间后，它就收回了投资。

    另一家小公司卡利尔和盖博（Carrier & Gable，网址: carriergable.com）采用了微软的 ERP 系统，也取得了类似的节约。公司销售交通灯、街道标志等公路安全产品，总部位于密歇根州的法明顿希尔斯市，有 30 名员工，年销售额近 2,500 万美元。公司生产成套可定制设备，其零件来自多家供货商: 如一套街灯，包括灯杆、灯泡、灯之间的接线等。但由于公司陈旧的 IBM 会计软件不能列出每一套设备的元件成本，卡利尔和盖博看不出哪些元件卖得较好，也弄不清楚每套设备的毛利润（营业收入减去元件成本）是多少。

    多年来，卡利尔和盖博一直在聘请顾问制定详细的报告，计算每件产品的毛利。这些顾问制作这些报告每年要收费 2.5 万美元。但他们的估算常常有每月 1 万美元的误差，公司只有拿报告和每月的损益表对照，才能发现这些误差。

    2003 年，卡利尔和盖博公司投入了 10.5 万美元，买下了微软一款名叫 Dynamics NAV 的 ERP 产品。首席财务官肯•扎维拉（Ken Zavela）今年 53 岁，喜欢眼熟的微软界面。而且，他已习惯使用须从外部供应商购买插件的程序，所以不必考虑将来要额外购买软件。

    扎维拉说，有了微软的 Dynamics NAV，公司可以创建销售报告，计算每套产品的组件成本和毛利，误差只有一两美分。借助这些报告，公司清除了价值 10 万美元的慢销元件。这些元件每年要花掉公司 5,000 美元的库存费用。结果，卡利尔和盖博在安装了 ERP 之后，两年内就收回了投资。

    图森市的地平线温泉和泳池零件公司（Horizon Spa & Pool Parts）选择了一系列 Sage 公司的的 ERP 软件: 用于记账的 Sage Pro ERP，用于管理退货的 Sage Accpac CRM 和用于库存的 Sage Accpac 仓库管理系统。地平线公司（网址: horizonspaparts.com）支付了 25 万美元的使用许可费和运行费。每年的全部维护费为 3 万美元，这对一个年营业额为 1,500 万美元的公司来说并不便宜。而且，软件的数据库还是各自独立的。但这一系统涵盖了几乎所有的公司业务。6 名销售人员每天处理 600 多份订单。系统在出单时错开时间，也不会使仓库工人在下班时被订单淹没。公司现在清楚地知道，仓库里有什么货，在什么地方可找到它。卡利尔和盖博公司总经理雷蒙德•提伯特（Raymond Thibault）说，“仓库出错率下降了 50%”，公司在头两年节省了 35.8 万美元的劳动力成本。这比其 ERP 投资高出了很多。

    译者: 古正