作者：JIA LYNN YANG

    黛安娜·布赖恩特（Diane Bryant） 英特尔公司（Intel）首席信息官

    简·菲尔兹（Jan Fields） 麦当劳公司（McDonald's）执行副总裁兼首席运营官

    佩吉·克劳斯（Peggy Klaus） Klaus & Associates 公司高级教练兼总裁

    我是否应该为开会太多而担忧？

    黛安娜·布赖恩特：事实上，在英特尔公司，大家并不认为会议多是件坏事。由于我们是一家全球化的公司，因此会议对我们来说至关重要。关键是确保会议切实、有效。我们在每间会议室里都贴了一张会议指南。新员工要上一堂有关会议的培训课。

    简·菲尔兹：我认为大部分组织机构的会议都过于频繁了。开会分散了大家工作的精力。每次他们参加会议都有可能耽误手头的工作。有时候根本就没有必要开会。沃伦·巴菲特（Warren Buffett）一年只亲自参加两次董事会会议。

    佩吉·克劳斯：会议太多让人不知所措。我遇到过一位女员工居然哭说，在早 9 点到晚 5 点之间她什么工作也干不了。经理们首先应该想想，他们为什么要开会。

    筹备会议的最佳方法是什么？

    黛安娜·布赖恩特：每次开会之前，必须用电子邮件的方式把会议议程分发下去，即便这次会议是以一对一的形式召开也不例外。而且每位参会者都有任务。如果谁没做准备，而且在会议上拿出的想法欠考虑，那往往就得休会，等你准备好了再开会。

    简·菲尔兹：通常，我的手头会有一张纸，上面有我们安排好的日程。这就是我使用的全部内容。的确有人带一些东西在会上分发，但我们有条规定，就是你不能使用 PowerPoint。如果你要做点儿什么，那你最好把它归纳到一两页纸上。否则没人会去看它。

    佩吉·克劳斯：首先问问自己：我们需要开这个会吗？为什么要开？然后制定一些参会的规定。开会前，先定好规矩。即使这得多花上 5 分钟，但还是能节约时间，因为大家明白，有人跑题的话，主持人会制止。

    我怎样才能知道谁应该参加会议？

    黛安娜·布赖恩特：你需要的是那些对会议讨论内容的决策起关键作用的人，而不是那些只是因为会受到影响才来参会的人。在英特尔公司，如果我们看到无需参加会议的人露面了，就会有人说：“鲍伯，我觉得这里不需要你。谢谢你能来。”

    简·菲尔兹：我们组建了团队。这是为我们每两周召开一次的例会组建的小组。我和所有直接向我汇报的下属就会议电话讨论一次，因为我们经常出差。我们有一套固定的日程。如果我们在两天前决定没有必要开会，那我们就取消会议。

    佩吉·克劳斯：这取决于你的企业文化，如果最终决策人没有参加会议，他可能会很生气。其他人会说：“当你有了建议再来找我。”要考虑到每个参会者，想想他们能做出哪些贡献。

    一次会议多长时间最理想？

    黛安娜·布赖恩特：安迪·格鲁夫（Andy Grove）经常说：“当我们预定会议时，为什么总是写一小时或半小时？为什么就不能是 43 分钟？或者 22 分钟？”我们没有 22 分钟的会议，但我们非常重视会议持续的时间，所以最理想的时长就是我们需要的时间，而不是预先安排好的时间。

    简·菲尔兹：会议的时长取决于具体情况，但我更喜欢一小时的会议。有时会议要持续 3 个小时。而且如果我们说开一个小时，那么我们就开一小时。我开会时会有一个人坐在旁边看时间。如果有人变得过于罗嗦，他们就会说：“时间到了。”会议是纪律性很强的一种活动。

    佩吉·克劳斯：如果不让大家休息的话，那么会议本身不应超过一个小时到一个半小时。发言人的讲话时间不应超过 11 分半，因为大家无法长时间集中注意力。如果会议准备不充分，就会开得长。

    译者：萧艾