高管办公室的机密 - 财富中文网

马上就要在大庭广众面前出丑了！晚宴即将开始，而铁狮门地产公司（Tishman Speyer）的一位高级经理却刚发觉不知要用什么称谓介绍来宾中的一群美国外交官才算得体。慌忙之中，他拨通了卡罗尔·卡佩尔（Carole Karpel）的电话。卡罗尔是铁狮门董事长兼联合 CEO 徐杰儒（Jerry Speyer）的行政助理。虽然卡罗尔对此也一无所知，但她的书架上却藏一个秘密武器：一本外面系鹅毛笔的白色小册子，里面记录“天使社团”（Seraphic Society）——一个由纽约市实力人物的行政助理组成的高级秘书社团——大约 100 位成员的姓名和电话号码。“我记得有一位会员曾经是（前国务卿）赛勒斯·万斯（Cyrus Vance）的助理。”卡罗尔说。“我就打电话给她，结果不出三分钟她就给了我答案。”危机解除了。

这种求助对“天使社团”来说再寻常不过了。在过去 69 年里，“天使社团”一直堪称秘书界的“骷髅党”（Skull and Bones，美国耶鲁大学的精英社团——译注）。社团的名称来源于圣经中天使的等级——站在上帝面前的炽爱天使（Seraphim，九级天使中的最高等级——译注），社团成员包括施乐公司（Xerox）、纽约证交所（New York Stock Exchange）、通用电气（GE）、纽约联储银行（Federal Reserve Bank of New York）、布鲁明戴尔百货（Bloomingdale）、美国对外关系委员会（Council on Foreign Relations）、美国自然历史博物馆（American Museum of Natural History）负责人的助理在内。社团的目标是“在领导秘书之间建立起合作和友谊的纽带”，并利用这一网络帮助彼此及彼此的老板更好地完成工作。徐杰儒说，“如果我找不到什么人的资料，我总可以依靠卡罗尔和她在‘天使社团’的朋友们。”

身处经济漩涡和 CEO 离职的高发期——更何况人人都热衷于社会交往——这就无怪乎“天使社团”和其他类似的组织得以蓬勃发展了。尽管“天使社团”历史最为悠久，而且堪称私密程度最高，但还有一个类似的团体——硅谷催化剂协会（Silicon Valley Catalyst Association）——于 1995 年成立，它主要面向硅谷 CEO 的行政助理，简称“EA”（“秘书”一词跟口述录音机一样，已经基本绝迹了）；现有会员包括 Facebook、思科（Cisco）、苹果（Apple）和谷歌（Google）CEO 的助手在内。在美国，名人助理的专属团体至少有两个——分别分布在东西海岸——还有数十个行政助理组织在 LinkedIn 和 Facebook 上遍地开花。“目前，对所有人来说，要想获得支持，人脉都是最重要的一个方面。”助理搜寻网（EASearch）的总裁莱尼·米勒（Leni Miller）说。助理搜寻网专门帮高级行政助理找工作。

虽然根据劳工统计局（Bureau of Labor Statistics）的数据，有 420 万人标榜自己是行政管理专业人士——全美人数最多的单一职务——但那些坚持为高管办公室里的主人提供支持的人却是自成一派。“如果 CEO 从事的是最孤独的工作，那 CEO 行政助理干的就是第二孤独的差事。”施乐公司董事长、前 CEO 安妮·马尔卡希（Anne Mulcahy）说。她的助理曾为公司最近三任 CEO 效过力，其中也包括 7 月份刚刚接棒的厄休拉·伯恩斯（Ursula Burns）。“你真的没有同僚，你扮演的角色总是被置于显微镜之下，当然就得加倍小心应付苛刻的要求了。”

这种说法其实还有所保留。作为知名 CEO 的行政助理，通常会被要求打理一切事务，从安排随时变化的每日行程到凌晨三点在东京寻找仍未打烊的药店，而最近还要加上替 CEO 们阻挡疯狂的狗仔队。助理们可能会挣到高达六位数的工资，一般也会有自己的下属，他们可以按老板的期望做到无时无刻随叫随到——从不违背顶级高管赖以生存的信任和隐私法则。“没有一分钟我不知道他在哪儿。”丹尼丝·怀特（Denise White）说。过去十年，她一直是美国运通公司（American Express）董事长兼 CEO 陈纳德（Kenneth Chenault）的助理。“他可能想把皮鞋擦一下，这没问题。”她说。“我只是需要知道。”

另外，还会有一些只有宇宙主宰才能提得出来的特殊要求。只要问问那位需要找到一头绵羊作为生日惊喜礼物的助理就行了——而找到羊之后，他还得负责把因卫生要求而被禁止进入大厦的绵羊运到农场去。当然，名人助理的世界也会因为这种“私密”（私人及保密的）的任务而闻名。纽约名人助理协会（New York Celebrity Assistants）创始人、演员奥林匹亚·杜卡基斯（Olympia Dukakis）的助理伯尼·罗卡曼（Bonnie Low-Kramen）说，“当钱不再是问题的时候，需求就迈进了一个新的天地。”

然而，没有哪位助理能给出全部答案或是满足所有要求。这就是专属社团的魅力所在，社团让助理们为了工作而结盟，彼此分享战斗的故事，并能随时帮老板铺平前进的道路，这一点至关重要。马尔卡希的前助理克拉克说，“假如我需要致电杰米·戴蒙（Jamie Dimon，摩根大通新任 CEO）的办公室，安排一次会见，你知道，我会在通话中遇到‘天使社团’的姐妹，大家会互相帮助。”（“天使社团”曾经有过一位兄弟，但他后来退出了。）

最重要的是，这类组织为这个在很多方面都很独特的行业提供了一个支持网络。“你在 CEO 阶层工作，就不可能有其他人真的和你一起分担。”黛比·格罗丝（Debbie Gross）说。过去 18 年，格罗丝一直担任思科公司约翰·钱伯斯（John Chambers）的首席行政助理，也是“硅谷催化剂协会”的创始成员。因而，这类组织崇尚私密，一点儿也不足为奇。高端助理的世界是个小圈子，而且是个极为挑剔的圈子。“天使社团”潜在的新成员不可能通过申请加入，而必须经过——现任成员的——推荐和考察。此外，仅在事业上有所成就还不够：评判新会员，不仅要看他们自身的口碑和经历，而且还要看他们老板的名望和阅历。[如果是热播美剧《明星伙伴》（Entourage）的那位娘娘腔的男秘书劳埃德（Lloyd），干脆就别白费力气了。] 正是由于认识到任何泄密都存在影响会员所在公司的潜在风险，所以“硅谷催化剂协会”在每次会议之前都要求会员签订一份保密协议。

原名“美国天使秘书”（The Seraphic Secretaries of America）的“天使社团”并非某位助理或者老板的创意，它是由一位名为弗雷德里克·达瑞斯·本汉姆（Frederick Darius Benham）的公关人士发明的。在吸引高管注意的过程中，他很快意识到，假如不跟老板的“门卫”建立好关系，结果就会一事无成。因此，根据社团自行出版的《天使社团编年史》记载，从 1938 年开始，他每遇到一位工作超越使命的助理，就会为其“始终如一的礼节、得体、礼貌、美丽、雅致、温柔、谦恭、和蔼、涵养和甜美”而颁发一项“优秀奖”。

1940 年，他邀请 12 位秘书到曼哈顿的列克星顿酒店（Lexington Hotel）共进晚餐。[卡内基（Dale Carnegie）的秘书也在其中。] 翌年的活动亮点是推出了社团“年度秘书”称号，最终颁发给《我是丘吉尔的私人秘书》（I Was Winston Churchill's Private Secretary）一书作者费里斯·莫伊尔（Phyllis Moir），奖品是一台雷明顿兰德（Remington Rand）打字机。莫伊尔虽然不是“天使社团”成员，但他却提高了人们的关注度——对行事谨慎的天使们来说，这也许无大所谓，但对本汉姆却是莫大的恩赐。最终，“天使社团”与本汉姆分道扬镳，开始每年举办年度宴会，召开定期会议，后来又每五年举办一次“老板晚宴”，费用都由所在公司支付。早期出席老板晚宴的人士包括纽约证交所的总裁和美国航空公司（American Airlines）的负责人，后者还在 1948 年安排一群“天使”搭乘崭新的 DC-6 飞机俯览曼哈顿风光，而此前她们当中的很多人还从未坐过飞机。在 1953 年社团第 13 次年度晚宴上，金融家兼政府顾问伯纳德·巴鲁奇（Bernard Baruch）发表了讲话。五年后，晚宴在“天使”的老板马尔柯姆·福布斯（Malcolm Forbes）的“高地人”（Highlander）游艇上举行。上世纪 80 年代初，一些“天使”还前往中国旅游。而 2005 年在纽约大都会夜总会（Metropolitan Club）举办的社团 65 周年庆祝晚宴更可谓是一次盛会，出席的老板有 39 位之多。

诚然，在当前 CEO 遭解聘和大规模暂时赋闲的环境下，社团往日的辉煌可能有所减弱，取而代之的是比较实际的行动，比如找一份新工作和替老板省钱。出于对经济气候的考虑，“天使社团”总裁、曾为纽约人寿保险（New York Life）退休 CEO 哈里·霍恩（Harry Hohn）担任行政助理的玛莉·特洛伊（Mary Troy）表示，明年的老板晚宴已经取消，社团正全力开发更急需的网站，并努力拓展慈善事业。

但是，按照“天使”和其他同类组织的说法，社团的终极目标仍是建立有助于社团成员扶持老板事业的关系。“硅谷催化剂协会”有一本“最佳行动”手册，里面都是关于如何找保姆、如何租私人飞机、谁能做出纽约最棒的生日蛋糕之类的提示。社团在聚会时定期邀请嘉宾进行演讲 [银湖风投公司（Silver Lake）合伙人戴夫·鲁（Dave Roux）是最近一次的演讲嘉宾]，邀请薪酬专家、招聘人员、地产策划人做讲座，还组织学习如何更有效地使用谷歌搜索引擎。对于人尽皆知的硅谷 CEO 之间的密切关系来说，这在很多方面都是一种隐性的基础建设，可以在有需要时做到技术上的无所不能。（阅读提示：如果你找出思科的格罗丝，好运就会来敲 Facebook 的大门。）

尽管成为 CEO 或进入名流圈确实令人怦然心动——可以出入高级酒会，搭乘私人喷气机之类——但工作的安全性却是个大问题，尤其是在现在这个时候。如果老板蒙羞落马，团队也会受到连累。当曾经伴随美国国际集团（AIG）CEO 汉克·格林伯格（Hank Greenberg，现在他正计划自立门户）历经兴衰的“天使”沙克·纳哈皮坦（Shake Nahapetian）说她沮丧到极点的时候，或者当苏富比（Sotheby）前 CEO 黛安娜·布鲁克斯（Diana “Dede” Brooks，绰号“戴比”）的“天使”助理为价格操纵作有罪辩护的时候，她们的日子一定不好过。比老板丢掉饭碗更糟的是：可能不得不去伺候副总裁——这真让人倒吸一口冷气。“曾经沧海难为水。”思科的格罗丝说。“硅谷催化剂协会”已经帮助会员仿照老板的样子协商了助理版的“金手铐”（Golden Handcuffs，对肯于长期服务的职员许诺的未来福利——译注），凡是老板被调离或解聘的助理，可以在公司留任一年。

总之，这类组织对会员精挑细选，实际上是在提醒 CEO 们，没有助理从旁相助，他们可能一天都过不下去。招聘人员米勒说，“如果合作良好，感觉就象是结婚。但是假如你得不到适当的支持，还不如根本就没有支持。”以施乐公司的克拉克为例，这名助理在马尔卡希临危受命之际，很好地充当了新旧领导之间的桥梁。“从某种意义上来说，她培训了 CEO。”马尔卡希说。“她教给我礼节，知道如何对各类事务做出回应，还了解谁需要什么。如果我犯了错，那是因为我没有听她的。”这对我们大家来说都是一个启示。

译者：董昱