戴维·艾伦

    于是我求助于戴维·艾伦。他说自己的系统─尽管去做（GTD）─就像地球引力一样普遍存在。他的公开讨论会收费每天 995 美元，但妙趣横生，偶尔还会穿插些空手道踢板表演。这位 GTD 大师在讨论会上会问：你生活的目的是什么？你的长期目标是什么？但这些问题都是在最后阶段才提出的。首先，艾伦会告诉你如何处理桌上所有那些垃圾。

    艾伦给我们打了一个有关飞机的比方。你的工作场所就像跑道，除非工作场所整洁，并且你有一个可靠的工作流程系统，否则你无法起飞并让生活的视角达到“更高高度”（即长远）。“改进流程─这是真正的关键所在。”艾伦对他的听众说。

    我的跑道是一个重灾区。前来救援的是一位名叫马丽安·贝特曼（Marian Bateman）的教练。她在我的办公室花费了两个整天的时间，给我上了一堂生动的工作流程特训课（费用 6,000 美元，另加差旅费）。贝特曼坐在桌子前 16 个小时，拿起一张一张的纸，并有礼貌地询问：“这是什么？”这样一位组织专家的这种培训，实在太让人尴尬和疲惫了，但最终却令人兴奋。

    她离开后，我大吃一惊：我的桌子干干净净，地面上成堆的垃圾不见了。我看到了地毯！我的文档贴上了打印的标签，桌子上摆放了两个塑料托架，一个标“新文件”，另一个标“已读 / 审阅”。堵满我收件箱的 1,300 封电子邮件不见了，存档到 Outlook 系统。我顿觉轻松，就像我刚刚成功减肥 20 磅一样。最重要的是，我学会了艾伦保持跑道清洁的五步法：收集、加工、组织、审阅和处理。

    比如说，我正在写一篇报道，有一封电子邮件进来。我立即把它放到收件箱中，以避免拖延（第一步：收集）。之后，我打开其中一个信封，如果无需采取行动，我就扔掉它、存档或者放入一个“可能 / 稍后”的待处理清单（第二步：加工）。如果需要采取的行动用时不超过两分钟，如在线支付电视费，我就现时处理。否则，我会指派其他人处理，或者用以下方式之一推迟处理：在日历上标注，或者在相应的待处理清单上标注。我有多个这样的清单，按内容加以组织─“@ 办公室”、“@ 电话”、“@ 家庭”等。一整天，我会根据所处的地点审阅我的这些清单。在飞机上，我查看“@ 电脑”清单；在车上，我查看“@ 电话”清单（第四步：审阅）。最后，我会根据直觉、紧急程度、时间情况和精力水平等因素，决定采取何种措施（第五步：处理）。我的所有清单都在电脑中，并与我的 Palm Treo 智能手机同步关联。

    艾伦说，我正在学习的这个流程，心理学家称为“分布式认知”（distributed cognition）─把我所有烦人的任务、宏大的想法和未完成的项目都抛到脑后，放进他的“可信的系统”。这样能够释放我的大脑，让它去思考、梦想和专注于一件事情，而不是去担心每一件没有做完的事情。“你的大脑是用来产生创意的，而不是用来收纳创意的。”艾伦喜欢这么说。

    最艰难的部分是每周评审。它需要用两三个小时来更新所有的清单，规划未来的一周，并设计新的项目，每个项目都至少有一个“下一步行动”任务。这也是做“更高高度”的工作的时间─为今后一两年设定具体目标（30,000 英尺），展望今后三到五年我希望达到的生活状态（40,000 英尺），以及思考我今生的终极目标（50,000 英尺）─或者至少要规划一下这样的宏大想法。

    GTD 系统的效果出人意料。我的生活依然像先前那样事情挤得满满的，但我感觉到更能驾驭它了，我就像在驾驶一辆功能强劲的汽车，轻松自如。我承认，自己还没有达到足够娴熟的自我组织程度，能够进行艾伦所说的那种你掌握 GTD 越深就越能自然而然产生更高高度的想法（他的一些学徒说，要真正掌握，需要几年时间）。更让人担心的是我的健康。所有这些组织和目标设定工作都要消耗我大量精力。过去三个月，我两次感冒，一次流感，两次过敏，我总是感到精疲力竭。于是，我决定请另一位大师解决我的身体问题。